Pravilnik o prijavi nepravilnosti

1. Uvod

V skupini Daikin smo zavezani preglednemu poslovanju. Povsod, kjer poslujemo, si prizadevamo za popolno skladnost z zakonodajo. Po vsej skupini Daikin Europe¹ zaposlene zavezuje naš Etični kodeks skupine, ki spodbuja pravilno obnašanje in je namenjen preprečevanju vsakršnih nezakonitih dejavnosti pri delu. Načela našega etičnega kodeksa so enaka za vse države in panoge, v katerih delujemo. Naš Etični kodeks najdete na našem spletnem mestu www.daikin.eu.

Vse spodbujamo, da govorijo o svojih vprašanjih ali pomislekih in da prijavijo (domnevno) neetična ali nezakonita ravnanja pri našem poslovanju. Skupina Daikin Europe jamči, da se oddane prijave obravnavajo popolnoma zaupno.

V tem pravilniku pojasnjujemo, kako lahko oddate prijavo in kako izvajamo naše preiskave po oddaji prijave. Pojasnjujemo tudi zaščito, ki jo zagotavljamo vsem prijaviteljem.

2. Kdo lahko odda prijavo?

Sum ali opaženo kršitev pravil v skupini Daikin Europe lahko prijavi vsakdo: zaposleni in zunanji deležniki, kot so izvajalci, svetovalci, ponudniki storitev, zastopniki, stranke itd.

3. Kje lahko oddam prijavo?

Prijave je mogoče oddati na več načinov. Izberete lahko tistega, ki vam najbolj ustreza.

• Prijavo lahko opravite pri svoji kontaktni osebi za skupino Daikin.
• Prijavo lahko oddate tudi na liniji za prijave, ki je na voljo 24 ur na dan in sedem dni v tednu. Linija za prijave sprejema prijave s spletnim obrazcem ali po telefonu, vedno v jeziku, ki ga želite. Do linije za prijave lahko dostopate na naslednjem naslovu: http://daikineurope.ethicspoint.com.

Če želite oddati prijavo, odprite povezavo in pojdite na razdelek »Oddaja prijave«.

• Izberite svojo državo in izberite želeni način oddaje prijave: spletni obrazec ali po telefonu. Če nadaljujete s telefonom, se prikaže telefonska številka za vašo državo.
• V vseh primerih boste prejeli uporabniško ime in geslo. Vprašanja in stik z vami bodo potekali po platformi. Platformo lahko kadar koli obiščete znova in tam vložite dokumente ali postavite dodatna vprašanja.
• V nekaterih državah imamo poseben kanal za prijave, ki je na voljo v spletnem mestu krajevnega podjetja.²

4. Ali lahko prijavo oddam anonimno?

Ta možnost je na voljo, čeprav v nekaterih državah morda ni pravno mogoča.³ Incidente lahko prijavljate anonimno, čeprav v nekaterih državah to morda ni dovoljeno. Prosimo vas, da zagotovite dovolj podrobnosti in dejstev, da bomo lahko prijavo učinkovito raziskali.

5. Kakšne prijave lahko oddam?

Prijavite lahko kakršen koli vzrok , na katerega nas želite opozoriti, vendar pa je cilj tega pravilnika sprejemanje prijav o kršitvah ali domnevnih kršitvah etičnega kodeksa ali zakonodaje v skupini Daikin Europe. Takšne kršitve so lahko na primer kršitev človekovih pravic ali konkurenčnega prava, kaznivo dejanje ali povzročanje škode za okolje.

6. Ali me boste po prijavi incidenta zaščitili?

Skupina Daikin se zavezuje, da vas bo zaščitila pred kakršnim koli poslabšanjem položaja zaradi prijave, tudi če se po preiskavi izkaže, da do kršitve ni prišlo. Ne dopuščamo nikakršnih povračilnih ukrepov (odpuščanje, zavrnitev napredovanja, suspenz itd.) zoper osebe, ki so prijavo oddale v dobri veri z razumnimi razlogi za domnevo, da je prišlo do kršitve.

Vendar pa vas lahko doleti kazen, če vede prijavite ali javno razkrijete lažne informacije. To vas lahko izpostavi tudi zahtevkom za odškodnino za posledice lažne prijave ali javnega razkritja lažnih informacij.

7. Kako zagotavljamo zaupnost

Skupina Daikin vse prijave, njihovo vsebino in identiteto prijavitelja ter drugih vpletenih obravnava zaupno. Vašo prijavo bomo uporabili za izvedbo preiskave in za izvedbo morebitnih, z njo povezanih ukrepov.

Informacije o dejstvih ali vzrokih za zaskrbljenost lahko razkrijemo v okviru sodnega ali drugega postopka, ki ga sproži javni organ. Informacije lahko razkrijemo tudi, če se odločimo, da je treba kršitev prijaviti javnim organom in/ali da bomo vložili uradno pritožbo. Vsebino poročila lahko razkrijemo tudi vodstvu in/ali našim zunanjim svetovalcem.

8. Kaj se zgodi, ko oddam prijavo?

Vse prijave jemljemo resno in jih obravnavamo skrbno.

Za preiskovanje prejetih prijav je odgovorna revizijska komisija skupine Daikin Europe ali (če to zahteva zakonodaja) krajevni predstavnik. Revizijska komisija/krajevni predstavnik bo po sprejemu prijave izvedel naslednje korake:

• Revizijska komisija osebi, ki je oddala prijavo, v sedmih dneh pošlje potrdilo o sprejemu.
• Nato se revizijska komisija odloči, ali je prijava upravičena. Če prijava ni upravičena (ker ne spada v področje veljavnosti tega pravilnika), revizijska komisija o tem obvesti osebo, ki je oddala prijavo.
• Če je poročilo upravičeno, revizijska komisija opravi preiskavo.
  • Revizijska komisija lahko pri tem zahteva pomoč drugih, kot so podružnice ali poslovni oddelki.
  • Revizijska komisija lahko opravi razgovor z zaposlenimi in/ali drugimi osebami, ki bi lahko vedele za prijavljeni incident.
  • Revizijska komisija bo pregledala dokumente, ki se nanašajo na prijavljeni incident.

• Po končani preiskavi revizijska komisija sprejme sklep o zadevi.
  • Če je zadeva potrjena, revizijska komisija izvede ustrezne ukrepe za odpravo ugotovljenih težav.
  • Če ugotovljeni incident ni potrjen, bo zadeva opuščena.

• Revizijska komisija prijavitelja o izidu obvesti v treh mesecih.

Revizijska komisija v celoti spoštuje pravico do obrambe vseh oseb, vpletenih v preiskavo. Te osebe bodo prejele informacije o dejstvih ali težavah in se bodo lahko zagovarjale.

Zaradi kršitev etičnega kodeksa lahko pride do disciplinskih ukrepov ali odpovedi zaposlitve. Če je za kršitev odgovorna druga oseba, lahko prekinemo pogodbeno razmerje s to osebo ali njenim delodajalcem.

9. Zagotavljanje skladnosti z zakonodajo o varstvu osebnih podatkov

Obravnava prijav zahteva obdelavo osebnih podatkov. Glede na incident lahko skupina Daikin Europe zbira podatke, kot so imena, kontaktne informacije, nazivi delovnih mest, dnevniki dostopov do sistema in podrobnosti v zvezi z incidentom.

Vaše osebne podatke hranimo ves čas preiskave. Na podlagi naše ocene tveganja in pravnih zahtev jih lahko hranimo tudi dlje, vendar nikoli dlje, kot je dovoljeno po zadevni zakonodaji. Za določene vrste podatkov (npr. dnevnike dostopov) lahko veljajo krajša obdobja hrambe. Podatke lahko hranimo dlje na podlagi upravičenega interesa, na primer za morebitne prihodnje sodne postopke ali preiskave s strani regulativnih organov, vendar bomo to storili skladno z načeli minimalne količine podatkov in vašimi pravicami.

Upoštevajte, da imate naslednje pravice:

• Dostop do svojih osebnih podatkov in izdaja kopije
• Popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov
• Izbris osebnih podatkov v določenih okoliščinah
• Omejitev obdelave svojih osebnih podatkov
• Ugovarjanje obdelavi svojih osebnih podatkov na podlagi upravičenega interesa
• Izdaja osebnih podatkov v prenosljivi obliki
• Vložitev pritožbe pri javnem organu za varstvo osebnih podatkov v državi, v kateri je bil incident prijavljen

Za podrobna pojasnila in uveljavljanje svojih pravic se obrnite na koordinatorje za varstvo osebnih podatkov na dpc@daikineurope.com.

Za več informacij o naših praksah za varstvo osebnih podatkov glejte naš Pravilnik o varstvu osebnih podatkov.⁴

10. Postopek prijave in zaščita žvižgačev v Evropski uniji

V Evropski uniji zakonodaja držav članic EU in Direktiva⁵ zagotavljajo zaščito osebam, ki prijavijo (domnevne) kršitve zakonodaje (»žvižgači«).

Pogoji za takšno zaščito so naslednji. Prosimo, da se seznanite z zahtevami zadevne zakonodaje:

• Ob času prijave morate imeti razumne razloge za domnevo, da so bile informacije resnične in da jih zadevajo zakonska določila.
• Prijavo morate oddati znotraj ali zunaj organizacije ali opraviti javno razkritje skladno z zakonodajo.

Notranja prijava pomeni, da ste uporabili enega od kanalov za prijave v skupini Daikin Europe. Priporočamo, da najprej uporabite to.

Zunanja prijava pomeni, da prijavo pošljete pristojnim organom v državi članici EU. Ti pristojni organi so navedeni v prilogi 1. Zunanji kanal za prijave lahko uporabite, ko prijavo oddate znotraj skupine Daikin Europe in ta notranji kanal ni deloval pravilno.

Javno razkritje pomeni, da prijavo opravite z neposrednim razkritjem javnosti, na primer po spletni platformi, v družbenih omrežjih ali medijih. Pri javnem razkritju vam pripada zaščita, kadar so izpolnjeni naslednji pogoji:

• najprej ste prijavo oddali znotraj in zunaj organizacije, vendar kršitev ni bila obravnavana ali pa niso bili izvedeni ustrezni ukrepi ali
• imate utemeljene razloge za domnevo, da obstaja očitna takojšnja nevarnost za javni interes ali da je ob zunanji prijavi za vas prisotna nevarnost maščevanja.

Vse zadeve, ki so povezane s korporativno etiko, niso povezane z žvižgaštvom. Takim zadevam pravimo »etične zadeve«. Zaščita, ki jo zakonodaja zagotavlja osebam, ki prijavljajo etične zadeve, ni enaka kot za žvižgače. Kljub temu pa bo skupina Daikin Europe prijavljene etične zadeve obravnavala enako: smernice in postopki tega Pravilnika veljajo za vse prejete prijave, ne glede na to, ali gre za prijavo nepravilnosti ali etično zadevo.

11. Vprašanja

Če imate kakršna koli vprašanja, lahko stopite v stik s C. Vynckejem, direktorjem in glavnim pravnikom podjetja Daikin Europe N.V.

E-pošta: vyncke.c@daikineurope.com

Priloga 1: Ustrezni pristojni organi za zunanje prijave

Avstrija	Urad za zunanje prijave kršitev zakonodaje EU na Dunaju
Belgija	Zvezni varuh človekovih pravic Flamski varuh človekovih pravic Varuh človekovih pravic za regijo glavnega mesta Bruselj Varuh človekovih pravic nemško govoreče skupnosti v Belgiji
Bolgarija	Komisija za preprečevanje korupcije in odvzem premoženjske koristi
Hrvaška	Varuhinja človekovih pravic Republike Hrvaške
Ciper	Ustrezen kanal za prijavo nepravilnosti lahko žvižgači najdejo pri pravnem svetovalcu in/ali uradu varuha človekovih pravic.
Češka	Ministrstvo za pravosodje, Oddelek za navzkrižje interesov in boj proti korupciji
Danska	Danski organ za varstvo osebnih podatkov
Estonija	Ministrstvo za pravosodje, Estonski oddelek za kazenskopravno politiko
Finska	Ministrstvo za pravosodje
Francija	Zagovornik pravic
Nemčija	Zunanji poročevalec na podlagi osnutka zakona o zaščiti žvižgačev pri Zveznem uradu za pravosodje v Nemčiji
Grčija	Nacionalni organ za preglednost
Madžarska	Komisar za temeljne pravice
Irska	Varuh človekovih pravic Garda, Enota za zaščitena razkritja GSOC (PDU)
Italija	Nacionalni protikorupcijski organ (ANAC)
Latvija	Državni kancler, kontaktna točka za prijavitelje nepravilnosti
Litva	Urad generalnega državnega tožilca
Luksemburg	Luksemburški organ za finančne storitve – CSSF Luksemburška zavarovalna komisija – CAA Luksemburški organ za varstvo konkurence Luksemburški urad za registracijo, nepremičnine in DDV – AED Luksemburški inšpektorat za delo in rudarstvo – ITM Luksemburška komisija za varstvo osebnih podatkov – CNPD Luksemburško središče za enake možnosti – CET Mediator v okviru svojega poslanstva izvaja zunanja preverjanja krajev, kjer je ljudem odvzeta prostost Varuh človekovih pravic otrok in mladine Luksemburški regulatorni inštitut – ILR Luksemburški neodvisni regulator za avdiovizualne medijske storitve – ALIA Odvetniška zbornica Luksemburga in Diekircha Luksemburška notarska zbornica Luksemburška zdravniška komisija Uprava za naravo in gozdove – ANF Uprava za vodno gospodarstvo – AGE Uprava za zračno plovbo – ANA Nacionalna služba varuha potrošnikov Združenje arhitektov in svetovalnih inženirjev – OAI Luksemburško združenje pooblaščenih računovodij – OEC Luksemburški inštitut revizorjev – IRE Luksemburška uprava za neposredne davke – ACD
Malta	Na Malti oddajte zunanjo prijavo enemu od pristojnih organov, ki jih določa zakonodaja. Mednje spadajo: Komisar za javne prihodke (CfR), Enota za analize finančne obveščevalne službe (FIAU), Malta Organ za finančne storitve (MFSA), Pooblaščenec za prostovoljne organizacije (CVO) Stalna komisija za boj proti korupciji in varuh človekovih pravic
Nizozemska	Hiša za žvižgače
Poljska	Varuh človekovih pravic (čeprav končni zakon še ni sprejet – januar 2024)
Portugalska	Urad generalnega državnega tožilca
Romunija	Ministrstvo za pravosodje
Slovaška	Kabinet predsednika vlade/Oddelek za preprečevanje korupcije Urad za varstvo žvižgačev
Slovenija	Komisija za preprečevanje korupcije
Španija	Valencijska agencija za boj proti goljufijam Ministrstvo za pravosodje Katalonski urad za boj proti goljufijam Urad Balearskih otokov za preprečevanje in boj proti korupciji Andaluzijski urad za boj proti goljufijam in korupciji Urad Balearskih otokov za preprečevanje in boj proti korupciji
Švedska	Švedski organ za delovno okolje

1 Skupino Daikin Europe sestavljajo podjetji Daikin Europe N.V. in Daikin Europe Coordination Center N.V., njune podružnice ter hčerinska podjetja in ustrezne podružnice ter hčerinska podjetja teh podružnic in hčerinskih podjetij.

2 Glejte spletna mesta pravnih oseb s sedežem v Italiji.

3 Če ste na Češkem ali Madžarskem in oddajate prijavo, pred oddajo anonimne prijave poiščite pravno pomoč, saj anonimna prijava morda ne bo zaščitena z nacionalno zakonodajo.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html.

5 Direktiva (EU) 2019/1937 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2019 o zaščiti oseb, ki prijavijo kršitve prava Unije.